Die Anfrage eines Mitarbeiters nach einem Zwischenzeugnis kann verschiedene Ursachen haben und erfordert Sorgfalt und Einfühlungsvermögen. Besonders heikel wird die Situation, wenn ein Mitarbeiter langfristig erkrankt ist und seine Leistung nicht mehr den Anforderungen des Unternehmens entspricht.
Hier ist eine strategische Vorgehensweise entscheidend, die sich auf drei Schlüsselbereiche konzentriert:
Ehrlichkeit:
Behandeln Sie den Mitarbeiter fair und ehrlich. Betonen Sie seine Stärken und die Bereiche, in denen er gut abgeschnitten hat, anstatt negativ über seine Leistung zu sprechen.Takt:
Wählen Sie die Formulierungen so, dass das Zeugnis positiv und konstruktiv bleibt. Dies kann dazu beitragen, dem Mitarbeiter Türen für zukünftige Arbeitsmöglichkeiten zu öffnen.Zukunftsorientierung:
Gestalten Sie das Zeugnis so, dass es den Mitarbeiter dabei unterstützt, zukünftige Chancen wahrzunehmen und sich auf neue berufliche Herausforderungen zu freuen.
Im Einklang mit diesen Prinzipien sollte das Zeugnis ehrlich, aber wohlwollend sein. Seien Sie vorsichtig mit Formulierungen, die als versteckte Kritik interpretiert werden könnten, da dies rechtliche Probleme verursachen könnte.
Für die Erstellung eines optimalen Zeugnisses befolgen Sie bitte folgende konkrete Schritte:
Sprechen Sie mit dem Mitarbeiter:
Suchen Sie das Gespräch mit dem Mitarbeiter, bevor Sie das Zeugnis schreiben. Versuchen Sie, die Gründe für die Anfrage nach einem Zwischenzeugnis zu verstehen und zeigen Sie Ihre Unterstützung an.Erkennen Sie die Leistungen des Mitarbeiters an:
Trotz eventueller Unzufriedenheit mit der aktuellen Leistung des Mitarbeiters, sollten Sie seine früheren Beiträge und Leistungen anerkennen.Konzentrieren Sie sich auf Potenzial und Wachstum:
Anstatt sich auf Bereiche zu konzentrieren, in denen der Mitarbeiter Schwierigkeiten hatte, konzentrieren Sie sich auf seine Stärken und das Potenzial für zukünftiges Wachstum.Erstellen Sie das Zwischenzeugnis:
Halten Sie die Sprache des Zeugnisses positiv und ermutigend. Seien Sie spezifisch bei der Beschreibung der Beiträge des Mitarbeiters und vermeiden Sie negative Formulierungen.Besprechen Sie das Zeugnis mit dem Mitarbeiter:
Legen Sie das fertige Zeugnis dem Mitarbeiter vor und gehen Sie es gemeinsam durch, um Ihre Unterstützung zu zeigen und eventuelle Missverständnisse auszuräumen.Unterstützen Sie den Übergang:
Helfen Sie dem Mitarbeiter bei der Suche nach einer neuen Position, indem Sie Ressourcen bereitstellen oder Hilfe bei der Vernetzung anbieten.
Denken Sie immer daran, dass jedes Arbeitsverhältnis ein beidseitiger Vertrag ist und Respekt und Professionalität erfordert. Auch wenn eine Trennung letztlich das beste Ergebnis für beide Parteien sein mag, ist es wichtig, den Prozess mit Sensibilität und Unterstützung zu gestalten, um den Übergang für den Mitarbeiter so reibungslos und positiv wie möglich zu machen.
Zusätzlich zu diesen Schritten könnten Sie auch die folgende spezifische Formulierung als Beispiel für eine positive Beurteilung verwenden: "Trotz seiner langen Krankheitsperiode hat Herr/Frau [Nachname des Mitarbeiters] stets seine/ihre Fähigkeit unter Beweis gestellt, Aufgaben mit Engagement und Sorgfalt zu bewältigen. Sein/Ihr Beitrag zu [z. B. spezifisches Projekt] war entscheidend dafür, dass wir unsere Ziele erreichen konnten."
Das Ziel bei der Ausstellung eines Zwischenzeugnisses sollte immer sein, ein Dokument zu erstellen, das den Mitarbeiter in einem positiven Licht darstellt und ihn ermutigt, nach neuen Möglichkeiten zu suchen, ohne die Wahrheit zu verzerren oder unaufrichtig zu wirken. Ein ehrliches, aber unterstützendes Zeugnis wird sowohl dem Mitarbeiter als auch dem Unternehmen am besten dienen. Sie zeigen damit als Arbeitgeber, dass Sie das Wohl und die berufliche Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter wertschätzen und unterstützen, auch wenn die Wege sich trennen.
Abschließend möchten wir betonen, dass es immer ratsam ist, sich bei der Erstellung eines Zwischenzeugnisses an die jeweils geltenden rechtlichen Vorgaben zu halten und gegebenenfalls rechtlichen Rat einzuholen. Denn auch wenn das Ziel ist, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sollte dies auf eine professionelle, respektvolle und rechtlich korrekte Art und Weise geschehen. Mit der richtigen Vorbereitung und Herangehensweise können Sie diese Herausforderung meistern und gleichzeitig den Respekt und die Würde Ihrer Mitarbeiter wahren.
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