Unter Zeiterfassung ist die Erfassung der von Arbeitnehmern geleisteten Arbeitszeiten zu verstehen.
Gemäß § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen. Der Arbeitnehmer hat laut § 16 Satz 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) das Recht, in eine darüber hinausgehende Dokumentation bereits im Arbeitsvertrag einzuwilligen oder auch dem zu widersprechen. Diese Einwilligung erfolgt in der Regel im Zuge der Schließung von Arbeitsverträgen und muss gemäß § 16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Wurde keine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag getroffen, so ist ist eine gesonderte Vereinbarung zu schließen, wenn die Arbeitszeiten aufgezeichnet werden sollen.
In Zukunft ändert sich nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.09.2019 jedoch, dass nicht nur die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit erfasst werden müssen, sondern alle Arbeitgeber in der Europäischen Union die gesamten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter aufzeichnen müssen. Ziel ist es, dass die Arbeitszeiten in Zukunft systematisch und lückenlos aufgezeichnet werden.
Eine entsprechende Gesetzesregelung im deutschen Recht besteht hierzu bisher jedoch noch nicht.
Dennoch gelten auch jetzt schon in einigen Bereichen entsprechende Ausnahmen. Denn die Aufzeichnungspflicht der gesamten Arbeitszeit gilt bereits für geringfügig Beschäftigte (Mini-Job). Auch in Branchen, die häufig mit Schwarzarbeit zu kämpfen haben, wie zum Beispiel im Baugewerbe, in Gaststätten, der Logistik und der Gebäudereinigung, gilt diese Aufzeichnungspflicht. Der Arbeitszeitnachweis spielt also gerade bei Minijobbern und den betroffenen Berufsfeldern eine große Rolle, damit Arbeitgeber die Gesetze um den Mindestlohn einhalten.
In einen Arbeitszeitnachweis, ob in einer Software oder handschriftlich, gehören
die Anfangszeit zu Arbeitsbeginn,
die Endzeit, wenn der Arbeitnehmer die Arbeit verlässt,
die Pausenzeiten zwischen Beginn und Ende
und daraus errechnet die persönlichen Arbeitszeiten zuzüglich Überstunden und Mehrarbeit.
Über die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes hinaus gelten für die Zeiterfassung bei Offshore-Tätigkeiten die Regelungen gemäß § 8 der Offshore-Arbeitszeitverordnung (Offshore-ArbZV).
Die in manchen Bereichen für Arbeitgeber gesetzlich vorgeschriebene Erfassung von Arbeitszeiten ist insgesamt jedoch von einem Arbeitszeitkonto zu differenzieren, dessen Führung einer expliziten Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bedarf.
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